ベアメール

case studies導入事例

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社

遅延もトラブルもないメール配信環境を実現。
CSVでのログ取得で報告書作成工数削減効果も

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社

(取材日:2021年5月28日)

導入前の課題
一斉送信の際、メールのキューが溜まってしまい遅延が発生していた。
遅延が発生するたびに、顧客とのスケジュール再調整や再送信などの工数が発生していた。
サービスのリリースまで1ヵ月を切っており、短期間で導入作業を終える必要があった。
導入後の効果
メールの遅延がなくなり、トラブルのないメール配信環境を実現できた。
管理画面で配信状況がリアルタイムに確認できるようになった。
送信ログをCSVで取得できるため報告書の作成工数を削減できた。
メールサーバの管理負担が軽減し、他の業務にも注力できるようになった。

case studies

メールのキューが溜まって送信遅延が発生!
対処のための工数が負担だった。

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社
システムソリューション事業部 営業部
市川 真由 氏
市川氏

当社は総合人材サービスを提供するパーソルのグループ会社として、人・プロセスデザイン・テクノロジーの力で、人と組織の生産性を高めることを使命としています。
グループ各社のサービス基盤の開発はもちろんですが、グループ外のあらゆる業種のお客さまの課題を解決するために、これまで培ってきた約40年間のアウトソーシングノウハウを活かしたコンサルティングサービスをはじめ、システム開発やアウトソーシングサービスを提供しています。
近年は、DXへの対応がトレンドですが、多くのお客さまが何から始めたらいいかわからないと悩まれています。当社はお客さまが持つ事業課題の明確化のお手伝いからはじめ、システム化が必要な部分に対しての要件定義・開発・運用保守など、お客さまのDX支援をトータルで行っています。
この支援の中で生まれたサービスとして、昨今大きな問題となっている標的型メール攻撃の被害にお客さまが遭わないために、ベアメールをメール送信基盤として活用した「標的型メール攻撃訓練サービス」の提供をしています。

市川氏

「標的型メール攻撃」とは、通常の業務連絡やキャンペーン告知のメールを装い、ウイルスが仕込まれた添付ファイルを開かせたり、悪意のあるページへアクセスさせることで、端末をマルウェアに感染させることを狙う攻撃手法です。
最近はとくに手口が巧妙化しており、一目では標的型メールだとは判別できずに引っかかってしまうといったケースが多発しています。こうした被害に遭わないためには、社員ひとりひとりのセキュリティ意識を向上させる必要があります。
本サービスは、本物に近い擬似攻撃メールを送信することで、標的型メールの特性を社員に理解させ、リスクを回避する訓練をすることができます。また同時に、社員のセキュリティ意識がどれほどなのか可視化することも可能です。こちらは、サービス開始より大手企業さまから中小企業さまを含む約40社でご活用いただいています。

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社
システムソリューション事業部 DXソリューション統括部
プラットフォームソリューション部
早川 暁 氏
早川氏

まずは、標的型メール攻撃で送信される内容を模したものを当社が作成し、対象となる社員に送信します。送信する内容は、よくあるテンプレートではなく、その時期の時事ネタやお客さまからご要望いただいたキーワードを盛り込みつつ、過去6年間の実績と経験を反映した内容にしています。難易度の高いメールを送ることもありますが、難しすぎないようにちょうどいい塩梅を見極めた内容にしています。
もし訓練メールに引っかかってしまった場合には、そのメールのどこに注意すべきポイントがあったのか理解してもらえるように解説を表示します。
また、訓練を実施して終わりではなく、訓練結果の分析レポートの提供や報告会の開催はもちろん、教育コンテンツの提供など、お客さまごとに必要なサポートを行っています。
ご利用いただいた企業のほとんどが定期的に訓練を行っています。回数を重ねるごとに、前回との違いを比較できるようになりますし、社員の意識向上にも繋がっているようです。

> 標的型メール攻撃訓練サービス

早川氏

多い時で1万通ほど一斉送信することがありますが、メールサーバ1台で運用していたこともあり、キュー(※)が溜まりやすく、遅延がよく発生してしまっていました。そうなってしまうと、予定していた配信スケジュールに影響が出てしまうため、都度、お客さまとスケジュールの再調整を行っていました。
そうした状況の中で、1年ほど前に、それまでメールサーバとして使用していたクラウドサーバからMicrosoft Azureに移行することが決まりました。それを機にSaaS型のメール配信サービスを利用して、大きな課題でもあったキューの溜まりやすさを解消することにしました。

※ キュー:メールの送信を制御するため、一時的にメールを保管しておく領域のこと

早川氏

当初、別のメールリレーサービスを使用する方向で調整していましたが、リプレイスの1ヵ月ほど前にそのサービスのメールサーバが海外にあることが判明し、当社のセキュリティコンプライアンスに引っかかってしまいました。
そこで急遽、国内にメールサーバがあるサービスを選定する必要が出てきたため、ネットで「メールリレーサービス」で検索したところ、ベアメールを見つけました。

早川氏

6社で比較検討しました。内、ベアメールを含めた4社がトライアルを提供していたのでトライアルも実施しました。
最優先の条件は国内にサーバがあることに加え、587番ポートを使用できることも必須条件でした。
それ以外には、当社からの質問にスムーズに回答してくれるか、セキュリティチェックシートにしっかり回答してくれるかなどのサポートの手厚さもポイントのひとつでした。
すべての条件をクリアしたのは2社でしたが、最終的にベアメールを選んだ決定打は価格の安さでした。

送信遅延がなくなった上に、ログのCSV取得で報告書の作成が楽に。

早川氏

キューの滞留によるメール送信遅延が課題でしたので、導入直後は心配で管理画面を何度も更新して問題なく送信できているかずっと見ていましたが、数回送信を行ってからはメールが遅延することなく送信できていることが分かり、今では安心して任せっきりの状態になっています。ベアメールは複数のサーバで運用されているので信頼できますし、今まで散々悩まされていたメールキューの滞留が完璧になくなったのは本当に嬉しかったです。
それまではキューが溜まるたびに、メールを送信し直したり、お客さまとスケジュールを調整したりといったやり取りが何度も発生していましたが、導入後それらが一切なくなりました。メールサーバもなくなったので、運用管理・セキュリティ面を考える対象が減り、労力とストレスが軽減されて非常に楽になりました。その分、他の業務へ十分なリソースを当てられています。

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社
早川氏

以前の環境はただのメールサーバでしかなく、ログを見るには都度サーバ環境に入って生のログデータを確認する必要があったため、なかなか気軽に確認することができませんでした。ベアメールは管理画面で送信状況をリアルタイムで確認できることと、ログをCSVでダウンロードできるというのが良かったです。
通常、お客さまから送信リストを提供してもらっていますが、中には退職者のアドレスがそのまま残っていることもあります。これまではバウンスメールからその件数を確認していましたが、ベアメール導入後は管理画面やCSVで簡単にエラーのログを確認できるので非常に楽になりました。
また、複数の顧客で訓練スケジュールが重なってしまっても、ドメインごとにフィルタを掛けて容易に該当のログだけを抽出できるため、報告書の作成にかかる工数が削減できたのも助かっています。

早川氏

トライアル環境を引き渡していただいてからすぐに設定の変更作業に移りました。コマンドプロンプトで疎通確認を行った後に、当社側のアプリケーションの設定項目に組み込みました。
リリースまでに1ヵ月ほどの期間しかありませんでしたが、とてもスムーズに検証できたと思います。
嬉しかったことは、トライアルの設定情報をそのまま本環境でも使用できたことです。トライアル環境と本番環境で設定が異なると、本番に移行する際にも再度検証を行わないといけないので、時間がない中でその必要がなかったことは本当に助かりました。

早川氏

運用がスタートしてからは、サポートに問い合わせる必要もないほど、トラブルなくスムーズに運用できて助かっています。
ただ1点、ベアメールは1管理画面に対して紐づけられるアカウントが1つだけのため、各関係者でアカウントを共有する形になってしまうのがセキュリティの観点で気になっていました。ですが、これについては「2段階認証」のオプションを追加し、ログイン時にワンタイムパスワードが発行されるようになったためセキュリティの強化を図ることができました。

早川氏

技術者にとって、ベンダーの選定は考えることや調べることが多く、非常に労力がかかるものだと思います。
トライアルができるという企業は結構ありますが、それだけでなく、疑問が生じた時や、何かトラブルが起きた時には技術的なサポートを含めてしっかり対応してくれるのか、といった部分はとても重要になってきます。そうした面で、ベアメールの手厚いサポートはおすすめできるポイントだと思います。

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社
市川氏

「標的型メール攻撃サービス」については、今後も顧客の獲得を進めていきたいと考えています。
また、ベアメールはこの案件で当社のセキュリティ基準を満たして認可が下りていることが当社グループで共有されていますので、今後はグループ企業からも引き合いがあると思います。

早川氏

実際、私のところには他のメンバーから「ベアメールはどういうサービスか」という問い合わせが来ています。お話があれば繋いでいきたいと思っています。

企業名
パーソルプロセス&テクノロジー株式会社
代表者
代表取締役社長:横道 浩一
設立
1977年9月
本社所在地
東京都江東区豊洲 3-2-20 豊洲フロント7階
事業内容
業務プロセスコンサルティング/デジタルソリューション・システム開発/アウトソーシング
URL
https://www.persol-pt.co.jp/
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