ベアメール

case studies導入事例

越智産業株式会社

メールを活用した統合業務システムでの承認作業や発注手続き。
ベアメールへのリプレースで、安定したシステム運用が可能に

越智産業株式会社

(取材日:2022年1月27日)

導入前の課題
自社のメールサーバーを利用していたが、メールが届かない問題が多発していた。
メールのトラブルが原因で発注書の送信ができないと、多くの関係者に迷惑をかける恐れがあった。
配信通数制限のため全社員宛にメールを一斉送信できず、小分けにして手作業で配信するなど非効率だった。
導入後の効果
一斉送信も問題なくできるようになり、メール送信に関する課題がなくなった。
メールの配信ログを管理画面から誰でも簡単に確認できるため、都度ベンダーに調査を依頼する必要がなくなった。
実際の送信数に応じて、柔軟にプラン変更が可能な点も高評価。配信停止の心配などもなく安心して利用できている。

case studies

ワークフローの承認作業でメールを利用するため、
メール送信が滞ると業務が続けられない事態に

村上氏

家屋の材料と言われる建材・住宅設備機器等の流通卸、一次卸販売を主業務としています。また、材料販売に加えて工事分野への取り組みも行っており、豊富な商品知識や最新の商品情報を活かしたコンサルティング営業にも力を入れています。西日本を中心に、東は東京まで事業を展開しており、建材・住宅設備の専門商社としては西日本地区では売上高第一位のポジションを獲得しています。

村上氏

以前は社内システムをすべてスクラッチで開発していたのですが、5年ほど前に統合業務パッケージにリプレースを行い、そちらの開発管理を行っています。当社に関しては一昨年に導入が完了し、2022年は関係会社の熊本のトーソーへ導入しました。

村上氏

統合業務システムにおけるワークフローの承認作業時に、関係各所にメールを送信します。その際のSMTPサーバーとして利用しています。それ以外では発注書をインターネットFAXにて送信する際に利用します。

村上氏

ベアメールを導入する以前は自社のメールサーバーを利用していましたが、「メールが届かない」という問題が多発していました。当社のドメインやネットワーク関連の管理を依頼している外部ベンダーへ相談し、メールサーバーを刷新するなどの対策を講じましたがうまくいかず、どうしても問題を解決することができませんでした。
統合業務システムはワークフローの承認作業や発注書のFAX送信にメールを利用するため、滞ってしまうと業務に支障が発生し、大きな問題にもつながりかねないため早急な対応が必要でした。

村上氏

いろいろなパターンがありました。例えば、全社員宛にメールを一斉に送信すると宛先数が多すぎたのか、エラーが出ていました。100人単位に分けてメールを送るようにしてなんとか対処できたのですが、非常に効率が悪く手間がかかっていました。また、エラー発生時にエラーログが出力されないケースもあり、メールの送信状況が把握できず大きな問題でした。

また、新しい統合業務システムでは、発注書の送信にインターネットFAXを利用することにしました。インターネットFAXは、メールを介してFAXの送信を行うため、メールが送信できなければ発注作業に影響が生じます。この業界では発注が漏れると、多くの業者や職人に迷惑をかけることになるため、メールのトラブルが原因で発注書が送信できないという事態は、絶対に避けなければなりませんでした。

送信に特化した、SaaS形式で提供するベアメール。
連携も簡単で既存システムの改修を必要としない点を高く評価

村上氏

大量メールを送信可能な技術について調べていくうちに、メールリレーの存在を知りました。インターネットでメールリレーについて調べていくうちに、ベアメールのブログ記事にたどりついたのが知ったきっかけです。

村上氏

メールリレーサービスを提供している業者は他にも多数あり、3社ほど他サービスも調査しました。各社Webサイトの内容を中心に検討をしましたが、ベアメールのWebサイトが一番理解しやすい内容でしたね。最終的には、設定が簡単であること、SMTPリレーに特化しているという点でベアメールが優れていると評価しました。

村上氏

一番助かったのが、実環境に近い環境でテストできたことです。ベアメールが当社の送信数を許容できるのか、本番に近い送信数をトライアルで検証することができたのは導入する上での安心材料でした。
また、設定に関しても、丁寧にわかりやすく教えていただき、すんなりと導入することができました。

村上氏

早急な対応が必要だったため、速やかに稟議を通さないといけない状況でしたが、費用に関してはそこまで大きくなかったため問題はありませんでした。今後、統合業務システムを使って自動FAXまで行うことを考えると、メールの到達率を高められるメールリレーサービスの導入が必須だと説明し、稟議を通すことができました。
トライアルから本契約への切り替えもスムーズで、早急な対応が必要だった当社としては非常に助かりました。

村上氏

ベアメール導入前には大量メール送信時に高い確率で発生していた「承認メールが届かない」という問題が解決できました。導入後の効果を強く実感しています。
今までは、障害の都度トラブルシューティングのために、メールサーバーの運用をお願いしていた外部ベンダーに原因調査と対応を依頼していましたが、それらがなくなりました。

村上氏

送信に特化しており、受信の設定を変えなくてもいい点です。また、SaaS形式で提供されていて、連携方法もシンプルで容易なため既存システムの改修を必要としないことが大きなメリットですね。その他、困った時にすぐに相談ができるサポート体制が充実している点も評価しています。

村上氏

こちらの質問に対し、理想とする答えが返って来る点です。例えば、ベアメールを利用する際に必要なSPFレコードについても詳しくフォローいただけたため、すぐに設定ができたのは助かりました。

村上氏

今のところ順調で、とくに不満はありません。管理画面もシンプルで分かりやすく、最近では、別担当者に「エラーが発生したら管理画面を見て、送信ログで判断してみてください」と伝えるだけで運用ができています。
また、導入後、実際の業務での送信数に応じて契約プランをアップしたりダウンしたり、プラン変更も柔軟に対応いただき助かっています。もしも、メール送信数が契約の通数をオーバーしたとしても、メールの送信が停止するわけではなく、従量課金のため安心して利用しています。

村上氏

以前と比較すると、ビジネスにおいてメールは非常に重要な位置付けになってきており、メールの送信遅延や不達といったトラブルが発生すると、すべての業務が滞ってしまう時代になっていると考えています。
当社にとって、メールの送信が止まるというのは電話線が切れるのと同じぐらいのインパクトのある話で、メールが相手にきちんと届くという信頼性はとても重要です。

今後、グループ内やパートナー企業でもDX化を進めるにあたり、同じような課題に直面する可能性もあるでしょう。その際には、今回の取り組みをもとに、グループ内やパートナー企業でもベアメールを一緒に活用していけたらと思います。
今後もさまざまなシーンでご相談させていただけると助かります。

企業名
越智産業株式会社
代表者
代表取締役社長執行役員:越智 通広
設立
1958年10月27日
本社所在地
福岡市中央区那の津3丁目12番20号
事業内容
建築資材、住宅設備機器の販売/建築一式工事、大工工事など
URL
https://www.ochisangyo.co.jp/
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