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バウンスメールのリスクを解説!具体的な対策も紹介

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はじめに

メールの到達率を左右する要因のひとつに「バウンスメール」があります。バウンスメールは高確率で発生する一方、直ちに悪影響が露見しないため見逃されがちです。しかし、バウンスメールをきちんと確認せずに放置すると、ISPからメールの送信通数を制限されたり、IPレピュテーションが低下したりと、さまざまなリスクが顕在化してしまいます。そのため、日常的にバウンスメールを管理し、適切な対策を施す必要があります。ここでは、バウンスメールを放置することで起こるリスクと、その対策を紹介します。

バウンスメールとは何か?発生原因は?

まず、バウンスメールの概要と発生原因について解説します。

バウンスメールとは

バウンスメールとは、何らかの理由によりエラーとなってメールが送信できなかった場合にサーバから送られる「通知メール」のことです。一般的には「エラーメール」「リターンメール」と呼ばれることが多く、次のような内容のメールが送信されます。

・バウンスが発生した日時(エラーが起きて送信されなかった日時)

・バウンスが発生したメールサーバ情報

・エラーの種類を表す「応答コード」および、エラーとなった理由

「バウンス」の発生原因

バウンスの発生原因は、「相手方メールボックスの容量不足」や「宛先アドレスが無効」など、実にさまざまです。ただし、一時的なエラーが原因の場合は「ソフトバウンス」、恒久的なエラーが原因の場合は「ハードバウンス」という2つの種類に大別できます。



● ソフトバウンス(一時的な問題によるエラー)

ソフトバウンスは、「受信側の容量不足」「添付ファイルなどによりメールサイズが大きくなりすぎている」などの一時的な問題により起こる送信エラーをさします。いずれの場合も、問題が解決されれば送信可能になるケースが大半です。また、ソフトバウンスの場合は、SMTPから400番台の応答コードが付与されます。例えば、応答コード450「Requested mail action not taken: mailbox unavailable[mailbox busy]」といった記載があれば、「要求された動作が実行できなかった。相手方メールボックスが利用できない状態である(容量オーバーなど)」と理解できます。



● ハードバウンス(恒久的な問題によるエラー)

ハードバウンスは、「宛先メールアドレスが無効」「宛先メールアドレスが存在しない」など、恒久的な問題により発生します。また、何らかの理由で受信側メールサーバに迷惑メール・スパムメールと判断され、受信拒否をされている場合もハードバウンスとなります。ハードバウンスは、500番台の応答コードが付与されるケースが大半です。代表的な応答コードとしては、550番「Requested action not taken: mailbox unavailable」などがあります。日本語では「要求されたメール処理は実行されなかった。メールボックスが存在しない、もしくはアクセスできない」といった内容です。ハードバウンスは時間の経過によって解決する可能性が低いため、宛先の変更を行ったり送信先リストから除外したりといったメンテナンス作業を行う必要があるでしょう。

バウンスメールを放置するリスク

このようにバウンスメールの発生原因は多岐にわたり、実際のメール運用においても頻繁に発生しうるものです。そのため、逐一チェックする余裕がなく、長い間バウンスメールを放置し、エラーとなった宛先に対し何度もメールを送信してしまうこともあるでしょう。しかし、誤ったアドレスや存在しないアドレスに対しメールを送信し続けることで、次のようなリスクが発生します。



受信拒否のリスク

ISP側が迷惑メール業者と判定し、遅延や受信拒否の対象となる可能性が生じます。



レピュテーションの低下

不正に入手したリストへの送信と疑われたり、バウンスメールが増えることでエラー率が上昇し、IPレピュテーションやドメインレピュテーションの低下を招きます。



ブラックリストへの登録

長期間にわたって改善されない場合、ISPなどが利用するブラックリストサービスへの登録へと至り、他のISPに対してもメールが不達となる可能性が上がります。

上記のような要因からメール到達率が低下し、顧客とのコミュニケーションが阻害されたり、マーケティング効率が落ちたりとビジネスへの悪影響が危惧されます。

バウンスメールの対策方法

このようにバウンスメールは、時間の経過と共にリスクが増大するため、長期間にわたり放置することはたいへん危険です。小まめにバウンスメールの内容をチェックし、原因に合わせて適切に対処するようにしましょう。具体的には、次のような対策が効果的です。

ソフトバウンス



・受信側にメールボックス容量のチェックを促す

受信側メールボックスの容量が原因の場合、もし相手方と連絡がつくようであれば、メールボックスの容量を空けてもらう、もしくはメールボックスの容量を増やしてもらうように依頼してみましょう。また、定期的にアーカイブ/バックアップなどが行われているようであれば、時間を空けて再送信を試みましょう。



・メールサイズのチェック

受信可能なメール容量は受信側サーバによって異なりますが、添付ファイルなどによりメールサイズが大きくなりすぎると、ソフトバウンスを誘発しやすくなります。メール送信時のルールとして1通当たりのサイズ上限を定め、5MB以上のファイルはそのまま添付せずzipファイルに圧縮する、添付ファイルのサイズが上限をオーバーしそうな場合はクラウドにアップロードしたうえでURLを記載するなどの対策を進めましょう。



・リトライ機能をもつソリューションの活用

ソフトバウンスは時間の経過と共に解消されることも多いため、数時間ごとに何度も手動で再送信するという対策が採られることもあります。しかし、これでは運用コストが高くなってしまうため、エラー発生後に一定時間にわたってリトライ(再送信)する機能を持つソリューションの活用を検討してみてください。

ハードバウンス



・配信リストの管理

ハードバウンスの場合は、配信リストの管理とクリーニングが最も重要です。バウンスが生じた原因をチェックし、メールアドレスが存在していないなどのハードバウンスに該当する場合は宛先を削除するなど、小まめに配信リストを更新する対策がおすすめです。きちんとリストクリーニングを行うことで、IPレピュテーションやドメインレピュテーションの低下や、ブラックリストに登録されるといったリスクを低減させることが可能です。



・ダブルオプトインの活用

メルマガや会員登録の申し込みをダブルオプトイン(※)方式にすれば、配信リストへアドレスを追加する段階で「宛先の有効・無効確認」が行えます。無効なアドレスをあらかじめ除外することで、ハードバウンスのリスクを低減させることができます。



※ ダブルオプトイン:

利用者がメルマガや会員登録を申し込んだ状態を仮登録とみなし、申し込みアドレスに送信されたメールのURLをクリックすることで、はじめて正式に登録が完了する方式。

まとめ

この記事では、バウンスメールの種類や原因、対策について解説しました。バウンスメールを放置し続けることは、さまざまな制限の誘発やIPレピュテーションの低下、ブラックリストへの登録など、長期的にメールの到達率を下げてしまう要因になり得ます。一方、その対策には発生原因の究明、一定時間後の再送信、定期的な送信リストのクリーニングといった手間を要します。こうした手間を削減するために、メールを自動的に再送信してくれるリトライ機能や、エラーとなった原因を簡単に確認ができるログ管理機能などを持つソリューションの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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