メールを一斉送信するには？ CC・BCCの違い、注意点や安全な送信方法を解説

Last Updated on 2023.12.5

販売促進や営業フォロー、業務連絡などビジネスシーンにおいてメールを一斉送信する機会は多いでしょう。少人数への一斉送信であればメーラーで宛先を複数指定する方法で問題ありませんが、大人数へ一斉送信する場合には注意が必要です。本記事では、メールの一斉送信における課題、効果的な送信方法などについて解説します。

メール一斉送信の基本

メールの一斉送信では、一つのメールを一つの宛先ではなく、複数の宛先に同時に送信します。一通一通メールを作成する手間を省き、複数の相手にタイムラグ無しで情報を届けたい場合に利用されます。

メール一斉送信の利用シーン

メールの一斉送信は以下のようなシーンで利用されます。

販売促進

顧客や見込み客に対するメールマガジンの配信で利用されます。読者の購買意欲を高めるために、興味を惹くコンテンツやキャンペーン情報などを紹介し、自社サイトやECサイトへ誘導するケースが多いです。またセミナーや展示会などのイベント情報を配信し、集客を目的とするものもあります。

顧客との関係性強化

購入の検討に時間がかかる高額な商品やBtoBサービス、顧客と長く付き合いたいサブスクリプション型サービスなどでは、顧客との関係性を維持するために利用されます。検討に役立つ情報や、すでにサービスを利用している顧客へ向けた利用促進や新着情報などを定期的にメールで配信する企業が増えています。

営業フォロー

おもにBtoBで営業アプローチ中の見込み客に対して、状況確認や営業キャンペーン、新商品のお知らせなど、営業を目的としたメールで利用されます。顧客の数が多い場合1件ずつメールを送っていては効率が悪いため、複数顧客に同じ内容を一斉送信することで業務スピードを上げます。

業務連絡

ビジネスにおいて複数の人に情報共有したい場合に利用されます。社内の複数の人への連絡、または社内外をまたいだプロジェクトなどにおいて情報を共有したい場合、作業を効率化できます。

メールの宛先（To・CC・BCC）の違い

メールの宛先の種類にはTo・CC・BCCの3種類があります。通常の1対1のやりとりではToを使用しますが、一斉送信時のCCとBCCの使い分けには要注意です。

To

通常のメールの宛先で、直接やりとりする相手を指定します。相手のメールアドレスをToに入力することで「あなたに送信しています」と明示的に伝えられます。Toに複数のメールアドレスを指定することも可能で、すべての受信者は宛先欄に表示されるメールアドレスによって自分以外の誰がメールを受け取っているのか確認できます。

CC

Carbon Copy（カーボンコピー）の略で、紙の書類をカーボン紙によって複製することから由来しており、メールを共有したい相手を指定します。直接のやりとりは不要でも、内容を共有したい相手をCCに追加することが一般的です。Toがメインの送信相手であり、CCに入力した相手には「内容を確認してください」ということを明示的に伝えられます。例えば部署や関係者などのメンバー、チームのポジションアドレスなどを入れて情報共有に使うことが多いでしょう。CCに入力した宛先はすべての受信者に表示されるため、メールが誰に共有されているか確認できます。

BCC

Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）の略で、名前のとおりCCを見えない状態にしたい場合に使用します。BCCに宛先を設定すると、受信者はBCCに設定されていること自体わからず、複数宛先が指定されている場合でもほかの受信者のアドレスは表示されません。複数の社外に同一のメールを送る際など、ほかの受信者の情報を公開したくない場合に使用します。

メーラーで一斉送信を行う際の課題

一斉送信はGmailやOutlookなどの一般的なメールソフトを使用して、宛先を複数指定して行っている企業も多いようです。しかし、メーラーは大量のメールを一斉送信することを前提として作られていません。個人間もしくは少人数間でのやりとりが想定されているため、メーラーで大量の宛先へ一斉送信を行う場合には以下のような課題があります。

情報漏えいのリスク

たとえば送る予定ではなかった相手を宛先に入れてしまったり、BCCに設定するはずの宛先をCCに設定してしまったりなど、メールの誤送信が発生する可能性があります。BCCの設定ミスによるメールアドレスの情報漏えいは頻繁に起きています。顧客情報などが含まれる添付ファイル付きメールを誤送信してしまった場合は、より重大な問題となります。

配信遅延のリスク

大量のメールを送信するとサーバーの負荷が大きくなり、送信に時間がかかってしまう場合があります。遅延がひどい場合、日中に送信したメールが宛先に届いたのは真夜中、といったことも起こり得ます。サーバー内でメールが渋滞を起こしているような状況になるため、一斉送信以外の通常のメール配信も遅延してしまうことも大きなデメリットです。

迷惑メール判定されるリスク

一つの送信元から大量のメールを送信すると、迷惑メールとして扱われてしまう可能性があります。大量のメールを一斉送信することは、受信側のメールサービスプロバイダや携帯キャリアから迷惑メールを送信するスパマーではないかと疑われやすく、最悪の場合スパマーとしてブラックリストに載せられてしまいます。送信元IPアドレスがブラックリストに載ってしまった場合、迷惑メールフォルダにも入らず、ブロックされてしまいます。大量送信に適した環境から送らないと、せっかく送信したメールが受信者に届かない可能性があるのです。

効果的なメール一斉送信の方法

メーラーで大量の一斉送信を行うにはさまざまな問題点があり、適しているとは言えません。メールの一斉送信には以下のような方法がおすすめです。

メール配信システムを利用する

メール配信システムは、メール配信に関するさまざまな機能を備えたシステムです。メールの大量送信に対応しているだけでなく、宛先リスト管理、宛名の自動差し込み、テストメールなどの機能があり、BCCや宛先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

また、セグメント配信、HTMLメールの作成、ステップメールの自動送信、メールの開封率や記載されたURLのクリック率などの効果測定など、メールマーケティングで成果を出すための機能を備えています。誤送信のリスクを減らし、効果的な一斉送信を行うためにはメール配信サービスの利用が有効です。

メールリレーサービスを利用する

メールリレーサービスは、メールを確実かつ高速に配信することに特化したサービスです。メール配信システムのようなメール作成機能や効果測定機能などはなく、自社のメールサーバーやシステムから連携して利用することができます。

メールリレーサービスの仕組みは、自社のメールサーバーやシステムから送信したメールをメールリレーサービスが中継して、宛先の受信メールサーバーへ送信します。大量送信に対応するため大量のサーバーから分散して送信しており、処理能力が高く配信遅延も起こりにくいことが特長です。またメールリレーサービスの送信サーバーは、受信側のISPや携帯キャリア、メールサービスプロバイダからの信頼性が確保されているため、迷惑メール判定されることなくメールを届けることができるのです。

既にメール作成や送信する仕組みは持っている場合や、ECサイトやWebサービスなど自社システムから自動で配信する通知メールに利用する場合などは、メールリレーサービスが最適です。

ただし、サービスによっては日本国内でのメール配信に最適化されていない場合もあります。メールリレーサービスを選定する際には、日本の携帯キャリア宛への配信に配慮されているか、IPのレピュテーション（信頼性）管理に注力しているかどうかなどを確認することをお勧めします。

メールリレーサービスの選び方については、以下の記事で詳しく解説しています。
メールリレーサービスを比較｜利用するメリットや選び方も解説 | ベアメールブログ

まとめ

メールの一斉送信はビジネスの生産性を上げるために効果的ですが、大量の宛先に送信する場合は注意が必要です。一般的なメーラーを利用した大量の一斉送信は、ヒューマンエラーによる情報漏えいのリスクや、配信遅延、迷惑メール判定などさまざまな課題が存在します。安全に効果的なメール一斉送信を行うには、メール配信システムやメールリレーサービスの利用がおすすめです。リスクを未然に防ぐために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。