送信したメールが遅延する原因とは？ 送信側・受信側の要因と対策

「メールを送信した時間から、大幅に遅れて受信者に届いて困った」という経験はないでしょうか？ メールは多くの顧客に対して一斉に情報を届けられることがメリットですが、大幅に遅延が発生するとトラブルにも発展しかねません。
メールが遅延してしまう原因は様々ですが、適切な対策を行うことで回避できます。本記事では、メールが遅延する原因と対策について詳しく解説します。

メール配信の仕組み

遅延が起こる原因を理解するためにも、まずはメールが送信されてから相手が受信するまでの仕組みについて解説します。

1. 送信者がメールを作成し、送信します。
2. メールは自社のSMTPサーバー（メールを送信・転送するためのサーバー）に転送されます。
3. SMTPサーバーがDNSサーバー（ドメイン名とIPアドレスを変換する仕組みを提供するサーバー）に問い合わせ、宛先のメールアドレスから配送先のメールサーバーのIPアドレスを調べます。
4. 宛先のIPアドレスが導き出せたら、配送先（受信側）のSMTPサーバーにメールを転送します。
5. 受信側のメールサーバーにメールが到着し、受信者のメールボックスへメールを振り分けます。
6. 受信者はメールソフトでメールを取得して開封します。

メール配信の仕組みを理解しておくと、遅延が起こった際にどのプロセスで問題が発生しているのか、切り分けがしやすくなります。また、どの部分に問題があるのかあたりをつけることで、改善のための具体的な対策を検討しやすくなります。

送信したメールが遅延すると？

メールは低コストで一度に多くの人に対して情報を届けられることがメリットです。定期的なメールマガジンやキャンペーンのお知らせなど、顧客とのコミュニケーションに活用している企業も多いでしょう。

しかし一方で、重要なお知らせなどが想定した時間よりも大幅に遅れて受信者に届いた場合、トラブルやクレームにつながりかねません。特にタイムセールや期間限定のキャンペーンの告知などが遅れた場合は、ビジネスチャンスを逃す上、顧客の不信感を招き企業のイメージ・信頼が低下する可能性もあります。

メールが遅延する原因

メールが遅延する原因は、大きく送信側・受信側に分けられます。

送信側の要因

送信側の問題としては、次のようなものが考えられます。

メール生成に時間がかかる

大量にメールを配信する場合、その分のコンテンツを生成する必要があります。使用するメールソフトやメール配信システムの性能が低いと処理に時間がかかり、想定していた配信時刻より遅延してしまうことがあります。

転送処理に時間がかかる

メールサーバーの性能に対して、処理するメールの量が多すぎる場合はメールの転送処理が遅れて遅延の原因となります。また、通常メールサーバーではエラーとなった場合に一定時間をおいて再配信するようになっていますが、そうした再配信のメールが多い場合もキュー（送信待ちの行列のようなもの）に溜まってしまうため、遅延を引き起こします。

特に業務メールで利用している社内メールサーバーで一斉送信を行う場合は、大量のメールがメールサーバーに滞留してしまい、業務メールの送受信にも遅延が生じるリスクがあるため要注意です。

レンタルサーバーの制限

レンタルサーバーを利用している場合、メール送信に関する制限が設けられていることがあります。「1時間あたり◯通まで」「1日あたり◯通まで」といったように設定されていることが多く、上限を超えると制限がかかってしまいます。

主要なレンタルサーバー事業者が設けているメールに関する制限については以下のブログをご参照ください。
主要レンタルサーバーのメール送信制限まとめ・メールが届かない場合の解決策とは？ | ベアメールブログ

IPレピュテーションが低い

IPレピュテーションとは、送信元IPアドレスの信頼性を評価し、メール受信時の判定に利用する仕組みです。レピュテーションはIPアドレスの過去の送信実績などをもとにスコアとして算出され、IPレピュテーションが低い場合、受信までに時間を要したり、受信拒否されたりする可能性があります。

受信側の要因

遅延する要因として受信側には次のようなものが考えられます。

受信側環境のトラブル

受信者のメールボックスの容量不足などが原因で受信できず、遅延するケースがあります。また、受信側のメールサーバーが一時的に過負荷になっているなど、受信側環境に問題がある場合にも遅延が発生します。この場合は送信側で対処するのは難しく、受信者に対処してもらうしかありません。

キャリアやISPによる受信制限

携帯キャリアやISPによって送信元のIPアドレスがブロックされていることが原因で、メールが適切に届かないケースもあります。各キャリアはスパム対策のため独自にガイドラインを設けており、ガイドラインに沿わない送信元は受信制限やブロックの対象となります。

特定のメールサービスやキャリア宛のメールのみで遅延が発生している場合は、キャリアによって送信元が受信制限をかけられている可能性を疑いましょう。

IPスロットリング

IPスロットリングとは、携帯キャリアやISPなどが一定時間内に受信可能なメールの数に制限を設け、上限を超えた時点で受信を制限するスパム対策の一つです。各キャリアによって基準は異なりますが、制限を超える数を送信すると、その送信元IPアドレスからのメールは一時的にすべて受信拒否されてしまいます。

IPスロットリングについて詳しくはこちらの記事をご参照ください。
メールが届かない！「IPスロットリング」の原因・回避方法とは？ | ベアメールブログ

グレーリスト

キャリアはスパム対策として意図的に受信を遅延させることがあり、これは「グレーリスト」（greylisting）と呼ばれます。受信サーバーはグレーリスト化した特定の送信者からのメールを一時的に拒否しますが、時間をおいて再送信すると受け入れます。これはスパマーであれば再送信を行わないが、正当なメール送信者であれば再送信するはずだという考えに基づいた対策方法です。

メールの遅延を防ぐ対策方法

メールの遅延を防ぐには、具体的に次のような対策方法があります。

メールを少量ずつ送信する

環境を変えずに遅延を防止する方法として一番確実なのは、少量ずつ小分けにして送信することです。レンタルサーバーの送信数制限や、受信側の各キャリアやメールサービスの受信制限に引っかからずに配信することが可能です。また送信メールサーバーのスペックやネットワーク環境に問題がある場合にも効果的です。

配信リストを小まめに整理する

メールを配信するリストのうち、宛先不明で届かないメールが多い場合、無作為にメールを送り続けるスパム業者と判定される可能性があります。そのため定期的に配信リストを見直し、宛先が存在しないアドレスは削除するなど、常に整理することを心がけましょう。

送信環境を最適化する

送信環境にスペックの問題がある場合、使用するサーバーやPCの性能を向上させたり、ネットワーク環境などを見直したりして最適化します。

しかし、ネットワーク帯域の増強やサーバーのスペックアップなどは手間もコストもかかる上、その後の運用にもリソースが必要です。運用の手間を削減し、安定したメール配信を実現するには、有料のメール配信サービスやメールリレーサービスを導入することもお勧めです。

IPウォームアップを行う

IPレピュテーションが低いと、一斉送信時の受信制限が起こりやすく遅延やブロックの原因となります。IPレピュテーションを向上させることで、キャリアによる受信制限、IPスロットリングやグレーリストを回避できる可能性があります。

IPレピュテーションを向上させるための施策のことを「IPウォームアップ」と言います。必ず受信できるアドレスリストに対して少しずつメールを送信し、1ヶ月〜数ヶ月かけて徐々に通数を増やしていくことで送信実績を上げていきます。

詳しいIPウォームアップの手順やポイントは以下のブログをご参照ください。
IPウォームアップとは？ IPレピュテーションを向上させるためのポイントと具体的な手順 |ベアメールブログ

ブラックリストの解除申請をする

送信しているメールが迷惑メールと判定され、送信元IPアドレスがブラックリストに登録されていることもあります。ブラックリストに登録されてしまった場合、受信拒否される確率が高くなり、ブラックリストから除外されない限り改善できません。

ブラックリストに自社のIPアドレスが登録されている場合には、ガイドラインなども確認した上で問題となる箇所を改善し、解除申請を行いましょう。

以下のサイトなどで自社のドメインやIPアドレスが各種ブラックリストに掲載されていないか一括で調べることができます。

MXToolbox「Email Blacklist Check」https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

メールのブラックリストについての詳細や、解除申請の方法については以下のブログをご参照ください。
ブラックリスト登録されたメールの確認・解除方法について | ベアメールブログ

メールヘッダーから遅延した原因を調査する

遅延した原因がはっきりわからない場合、配信したメールのヘッダ情報からその状況を確認できます。ヘッダにはメールの経路情報が含まれており、メールが宛先に届くまでに経由したサーバーと通過にかかった時間を確認できるため、原因の特定に役立てられます。

メールのヘッダ情報（ソース）を直接確認するのは読みづらく時間がかかるため、Googleが提供しているメールヘッダの分析ツールを利用するのがお勧めです。

Google Admin Toolbox「Messageheader」https://toolbox.googleapps.com/apps/messageheader/

使い方は簡単で、メールのヘッダをメールソフトで表示して、ヘッダ情報のテキストをコピーして分析ツールにペーストします。そして「上記のヘッダーを分析」を押すと、メールの送信者や送信ドメイン認証の状況などの情報がまとめられ、その下部に経由したサーバーと通過時間が表示されます。

以下のように、「Delay」の欄にかかった時間が表示され、標準に比べて時間がかかっている場合は赤字になります。この場合、一番上の送信元（From）からGoogleへの転送に4分かかっているということが分かります。

携帯キャリアやメールサービスのガイドラインを遵守する

携帯キャリアやメールサービスは、迷惑メールと誤判定されないための作法としてガイドラインを公開しています。各種ガイドラインを確認し、自社のメール配信方法が適切であるか確認すると良いでしょう。主要なメールサービスのガイドラインを以下に紹介します。

• docomo：「メール送受信する際の注意事項」https://www.docomo.ne.jp/service/imode_mail/notice/mass_send/index.html
• au：「auメール（@au.com／@ezweb.ne.jp）へメール送信する際の注意事項」https://www.au.com/mobile/service/attention/
• Softbank：「メール送受信の際の注意事項」https://www.softbank.jp/mobile/support/mail/antispam/howto/wrestle/
• Google（Gmail）：「Gmail ユーザーへのメールがブロックまたは迷惑メール扱いされないようにする」https://support.google.com/mail/answer/81126?hl=ja
• Microsoft（Hotmail,Outlook）：「Policies, Practices, and Guidelines」https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/pm/policies.aspx
• Apple（iCloud）：「Postmaster information for iCloud Mail」https://support.apple.com/en-us/HT204137

ガイドラインはスパム対策のために内容が随時変更される可能性があります。突然特定のキャリアにメールが届かなくなったといった場合には、ポリシーが変更されていないか確認してみましょう。

また、メール配信のサービスを導入する場合にも、事前にキャリアのガイドラインに沿った配信ができるのか、利用者側で気をつけるべきことは何か相談してみることをお勧めします。

メール配信サービスを利用するメリット

大量のメールを遅延なく送信するには、大量のメールを捌けるスペックのメールサーバーや、レピュテーションの高いIPアドレス、そして各キャリアのガイドラインに沿った配信方法などが重要です。

しかし、そもそもレンタルサーバーや社内のメールサーバーは、メールを遅延なく大量に配信する用途には不向きです。制限や業務メールへの影響を避けるために、少しずつ小分けにしてメールを送信するのは非効率で、誤送信の原因にもなりかねません。

そこで大量のメルマガや一斉送信、またはシステムからの自動通知メールなど、遅延なく安定したメール配信を実現したい場合には専用のメール配信サービスを利用するのがお勧めです。

一般的にメール配信サービスは、大量のメールを配信できる強固なシステム基盤と、高いレピュテーションのIPアドレス、そしてキャリアに最適化した配信アルゴリズムなどを備えています。メールサーバーやネットワーク環境の増強や、IPレピュテーションの管理、その他メールサーバーの運用にかかる手間やコストが不要になり、業務の効率化も可能です。

メール配信サービスには、メルマガの作成や開封率の確認などができるメルマガスタンド／メール配信システムと、自社システムを変更せずにメールを「リレー」することで大量配信と到達率の改善ができるメールリレーサービスがあります。

自社の環境や用途に応じて、どのような形式のサービスが最適か検討してみてください。

まとめ

メールが遅延する原因は様々です。よく遅延してしまう場合は原因を探り、自社で対応できるところから対処してみましょう。メールの遅延を防ぎ、安定して配信するためには、メール配信サービスの導入がおすすめです。

自社のメール配信においてどこに問題があるのかわからない、メールを確実に配信するために何からすべきかわからない、などのお悩みをお持ちの方はぜひベアメールにご相談ください。お客さまのご利用環境や状況についてヒアリングさせていただき、改善に向けた支援をいたします。どうぞお気軽にお問い合わせください。