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メールが届かない原因とは?受信側と送信側で考えられる原因と対策について解説

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はじめに

「送ったはずのメールが相手に届いていない」「メールを送信したら配信エラーで返ってきてしまう」……このようなメールに関するトラブルの経験はありませんか? ビジネスシーンにおいて、メールは顧客とコミュニケーションを図るための重要なツールです。メールが届かないことで連絡が不能となり、トラブルに発展しかねない重要な問題です。

メールが届かない原因は多岐にわたり、受信側・送信側双方の問題が考えられます。本記事では、メールが届かない状況を解決するための受信側・送信側で考えられる原因とその対策について解説します。

「メールが届かない」状態とは?

まずは、「メールが届かない」状態とは何か、メールが届かない状態を放置するとどのようなリスクが発生するかについて解説します。

メールが届かない状態には、主に以下の2つの状況が考えられます。

⚫︎ 送信後にバウンスメール(エラーメール)が返ってくる 。

⚫︎ バウンスメール(エラーメール)は返ってこないが、宛先にメールが届かない。

送信後にエラーメッセージが返ってくる場合は、送信先のメールアドレスが誤っており存在していないことが多いですが、それ以外にも送信先のメールボックスの容量不足や、負荷増大による送信先のメールサーバーのダウンやサーバートラブル、送信したメールが迷惑メールと判定されたなど、さまざまな原因が考えられます。

一般的にバウンスメールには、発生した日時・送信先のメールサーバー情報・エラーコード・バウンスした理由が記載されているため、バウンスメールの内容を確認すればそのメールが届かなかった原因を把握することができます。

バウンスメールについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

バウンスメールが発生する理由と対策方法

バウンスメールが返ってくればわかりやすいのですが、送信後にバウンスメールが返ってこないにも関わらず、実際には相手のメールボックスにメールが届いていないという場合もあります。

通常「バウンスメールが返ってこない」=「相手のメールサーバーまで無事到着した」ということなのですが、メールサーバーまでは届いたものの、実はそこから個人のメールボックスに配送がされなかったという場合があるのです。この場合バウンスメールが返ってこないため、送信側は届かなかった原因も、そもそもメールが届かなかったことにすら気付けないため非常に厄介です。

メールサーバーまでは到達したものの個人のメールボックスへ配送されない原因としては、以下のようなものが考えられます。

⚫︎  メールアドレスの綴りを間違え、存在する別の宛先に送信してしまった 。

⚫︎  メールサーバーの障害などでメールの送受信が遅延している 。

⚫︎   送信相手が利用しているメールサービスの迷惑メールフィルターや迷惑メールブロック設定によって、「迷惑メール」として振り分けられてしまった 。

⚫︎  送信相手がバウンスメールを返さない受信拒否の設定をしている 。

バウンスメールが返ってこなければ問題なくメールが届いている場合がほとんどですが、中にはこうした理由によって、送信先に届いていない場合もあるということを認識しておきましょう。

メールが届かない状態を放置するリスク

企業にとって、メールは販促活動やマーケティングを行うツールのひとつです。既存顧客や見込み顧客へのメール配信は、新製品の情報やキャンペーン情報を提供するだけに留まらず、クーポンやディスカウント情報の配信、商品購入のお礼やアンケートなど、さまざまなシーンで顧客とのコミュニケーションに活用されています。このように、メールは企業活動と密接に結びついているため、メールが届かないことによってマーケティング活動が阻害されてしまうだけでなく、取引先や顧客との取引が円滑に進まずトラブルに発展するケースが考えられます。

これらトラブルを回避するためにも、メールが届かない状態を放置せず、原因に応じた対策や定期的なチェックを行う必要があります。

送信側によるメールが届かない原因と対策

では、メールが届かないことにはどのような原因があるのでしょうか。送信側で考えられる原因を解説します。

送信先メールアドレスの間違い

送信先のメールアドレスが誤っている、または送信先メールアドレスがすでに削除されている場合は、宛先が存在しないためにメールを送ることができません。その場合は、「User Unknown」といったエラー内容のバウンスメールが返ってきます。エラーとなったメールアドレスへメールを送り続けると、送信元IPアドレスやドメインが汚れてしまったり、スパマーではないかと疑われすべてのメールを受信拒否されてしまうリスクがあります。エラーとなったメールアドレスへは送らないなど、送信リストのクリーニングが必要です。

メールサイズが大きすぎる

動画や資料などのPDFを添付ファイルとして送る場合、受信側メールサーバーの受信可能なファイル容量制限に抵触して受信拒否されるケースがあります。受信側の容量制限を考慮し、大きなファイルはクラウドストレージに保存したり、転送サービスを使用するといった対応が必要になります。

ブラックリストに登録されている

メール送信元のIPアドレスやドメインが、ブラックリストに登録されているとメールが届きません。代表的な「Spamhaus」や「Spamcop」をはじめ、ブラックリストは複数のスパムメール対策団体が管理し、スパムメールと疑われた場合にリストに登録されてしまいます。このリストは、各通信会社や企業のセキュリティにおいてスパムメールのブロックやフィルタリングに活用するために広く提供されています。

もしも、ブラックリストに登録されてしまった場合はすぐに解除申請を行う必要があります。解除せず、そのまま放置し続けると他の団体のブラックリストへ次々登録されてしまうことがあります。意図せずブラックリストに登録されることもあるので、定期的に登録されていないか確認することをおすすめします。各ブラックリストの確認方法や、解除申請の方法についてはこちらの記事で詳しくまとめていますので参考にしてみてください。

ブラックリスト登録されたメールの確認・解除方法について

迷惑メールと判定されている

ISPをはじめとした通信業界における迷惑メール対策が功を奏している反面、本来は問題なく届くはずのメールが迷惑メールと誤判定される事態が発生しています。

迷惑メールとして判定される要因はひとつとは限らず、さまざまな理由が考えられます。

例えば、メールの内容が適切でも、スパムメールでよく利用されるワードや記号の多用、信頼性の低いサイトURLへの誘導などは、迷惑メールと誤判定される可能性が高くなります。SPFやDKIMといった送信ドメイン認証を導入していないと、送信元を偽った「なりすましメール」と疑われ、迷惑メールフォルダへメールが振り分けられてしまうこともあるので、SPFやDKIMの設定も今一度見直してみましょう。

メルマガやキャンペーン告知などで顧客にメールを大量に一斉配信する場合は、より迷惑メールと誤判定される可能性も高くなります。配信スケジュールを調整し小分けにして配信をしたり、IPレピュテーション(IPアドレスの信頼度)の高いIPアドレスから送信をするなどの対策が必要です。

迷惑メールとなってしまう原因とその対策については、こちらの記事をご参照ください。

迷惑メールにならない方法とは? 迷惑メールになってしまう原因と対処法のすべて

受信側によるメールが届かない原因と対策

次に、受信側で考えられるメールが届かない原因について解説します。

受信ボックスの容量が上限に達している

一般的に、個人のメールボックスには容量制限が設定されています。受信側のメールボックスの容量が上限を達した場合、それ以降新たにメールを送られても受信ができずに拒否されてしまいます。

この場合は、不要なメールを定期的に削除したり、メール受信後一定期間経過するとメールが削除されるよう設定を変更するなど、受信側での対応が必要となります。

受信拒否設定をしている

「特定のメールアドレスやドメインからのメールを受信しない」「HTMLメールは受信しない」といったように、受信者が個別に拒否設定をしていることがあります。携帯キャリアでは、はじめからこのような設定をされているケースも多いです。この場合は、受信者側で受信拒否設定を解除してもらう必要があります。

受信側でスパムメールと判定される

スパムメール対策団体だけではなく、メールサーバーの管理会社や受信側独自のセキュリティポリシーなど各社さまざまなスパム対策を施しており、何らかの理由によりスパムメールの基準に引っかかると受信を拒否されることもあります。

この場合は、迷惑メールフォルダに格納されていないか、また、セキュリティソフトのアンチスパム機能などの確認が必要です。送信側のメールアドレスをホワイトリスト(受信許可リスト)に追加してもらうなどの対策も効果的です。

まとめ

本稿では、メールが届かない原因と対策について送信側・受信側の双方の面から解説をしてきました。メールは、営業やメールマーケティングなどの多くのビジネスシーンにおいて、企業のビジネスを支える重要なツールです。メール不達を解消するには、送信環境の運用管理、メールコンテンツや本文の見直しなど、あらゆる点において多くのリソースやノウハウが必要となります。クラウド型のメールリレーサービスを使用すれば、メールを相手へ届けるための適切なメールシステムの構成、専門的なナレッジやサポートを受けることが可能となり、高いメールの到達率が期待できます。メール到達率改善を検討中の方は、ぜひ一度メールリレーサービス提供ベンダーへ問い合わせてみてはいかがでしょうか。

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